رویه کنترل سوابق و مدارک


- هدف –objective:
* كنترل كليه مدارك و سوابق سيستم كيفيت بگونه اي كه اطمينان لازم و كافي از تهيه ، تصويب و به روز بودن مدارك وجود داشته و كليه سوابق كيفي بنحو احسن نگهداري و كنترل گردند  ایزو

2- كاربرد :
* كليه مدارك درون سازماني ( نظامنامه – رويه ها- دستورالعملها و  ایزو ایزو ایزو )
*كليه مدارك برون سازماني (استاندارد- طرح بسته بندي – جدول آزمايشات و  ایزو ایزو ایزو)
* كليه مدارك ارسالي به تامين كنندگان (برنامه كنترل ، داده هاي خريد ،‌قرارداد و  ایزو ایزو ایزو )

4- مسئوليتWho
* مسئوليت تحت كنترل داشتن مدارك با مسئول كنترل مدارك مي باشد  ایزو
*مسئوليت تاييد مدارك سيستمي با نماينده مديريت است ایزو
*مسئوليت تصويب مدارك سيستمي با مديرعامل يا نماينده وي (حكم مدون – داراي صلاحيت )
*مسئوليت بايگاني و نگهداري سوابق مطابق جدول نگهداري سوابق مي باشد  ایزو
8-مفاهيم و اصطلاحات – Terms& Definition:
*كنترل مدارك : به كليه عمليات لازم جهت تهيه ، بازنگري ، تاييد ، تصويب ، صدور، توزيع و جمع آوري نسخ منسوخ اطلاق مي گردد  ایزو
*كنترل سوابق : به كليه عمليات لازم جهت شناسايي ، نگهداري ، حفظ ، بازيابي ، زمان نگهداري ، تعيين تكليف كليه سوابق اطلاق مي گردد  ایزو
9- روش اجرا –How:
مدارك ذيربط    مسئوليت    شرح فعاليت    رديف
        كنترل مدارك درون سازماني
تهيه ، تاييد ، تصويب و توزيع و بازنگري مدارك سيستمي:    1
فرم درخواست تغيير اسناد و مدارك    واحد درخواست كننده    در صورت نياز به ايجاد ، تغيير و يا ابطال يك مدرك ، واحد مربوطه درخواست خود به همراه علت آنرا در فرم مربوطه ثبت و پس از تاييد مدير بخش به اطلاع نماينده مديريت مي رسد    1-1-1
فرم درخواست تغيير اسناد و مدارك    نماينده مديريت    بررسي درخواست مذكور و اعلام نتيجه     1-1-2
فرم درخواست تغيير اسناد و مدارك        در صورتيكه نتيجه بررسي منفي اعلام گرديد ، علت در فرم مربوطه ثبت و به واحد درخواست كننده ارجاع داده مي شود     1-1-3
        در صورتيكه نتيجه بررسي مثبت اعلام گرديد مطابق زير عمل مي گردد :    1-1-4
        در صورتيكه درخواست ابطال مدرك باشد:    A
مدرك منسوخ شده

    مسئول كنترل مدارك    ابطال مدرك مذكور و ممهور نمودن آن به مهر باطل شد به رنگ قرمز
    A-1
فرم توزيع نسخ    مسئول كنترل مدارك    جمع آوري كليه نسخ توزيع شده و ممهور نمودن يكي از نسخ به مهر قرمز رنگ باطل شد    A-2
مدرك منسوخ شده    مسئول كنترل مدارك    بايگاني يك نسخه    A-3
مدرك منسوخ شده    مسئول كنترل مدارك    امحاء بقيه نسخ جمع آوري شده    A-4
        در صورتيكه درخواست ايجاد / تغيير باشد:    B
-مدرك پيش نويس دستي
-فرم درخواست تغيير اسناد    واحد درخواست كننده    تهيه پيش نويس مدرك تغيير يافته بصورت دستي و ارسال به مسئول كنترل مدارك    B-1
-مدرك ايجاد/تغيير يافته
-دستورالعمل كدينگ    مسئول كنترل مدارك    تايپ مدرك ايجاد / تغيير يافته و كدگذاري آن و اخد امضاء از واحد درخواست كننده    B-2
توجه : در صورت تغيير كلمه يا جمله اي درمتن رويه يا دستورالعمل مي بايست براي نشان دادن آن ، خطي در زير جمله يا كلمه ترسيم نموده و يا اينكه كلمه جمله مورد نظر را هاي لايت نمود
-مدرك ايجاد/ تغيير يافته    مسئول كنترل مدارك    ارسال مدرك جهت تاييد و تصويب نزد نماينده مديريت و مديريت ارشد     B-3
-مدرك ايجاد/تغيير يافته    نماينده مديريت مديريت ارشد    تاييد و تصويب نمودن مدرك تغيير يافته/ ايجاد شده    B-4
-مدرك ايجاد/تغيير يافته    مسئول كنترل مدارك    ممهور نمودن مدرك فوق به مهر سبز رنگ (مدرک معتبر)    B-5
-ليست مستندات معتبر    مسئول كنترل مدارك    به روز نمودن ليست اسناد و مدارك تاييد شده    B-6
-فرم توزيع نسخ    مسئول كنترل مدارك    جمع آوري نسخ قبلي و ابطال تمامي آنها به مهر قرمز رنگ باطل شد و بايگاني1 نسخه از آنها و امحاء نسخ باطل شده و توزيع نسخ مدرك جديد    B-7
يادآوري : مهرهاي تعيين وضعيت به صور ت زير مي باشد :
                                                         مدرك معتبر       آبي   رنگ              باطل شد      قرمز رنگ

توجه : مسئول كنترل مدارك فرمت تعريف شده و تحت كنترلي مي بايست براي تمامي رويه ها – دستورالعملها و  ایزو ایزو فرمها تعريف نمايد ایزو
توجه : در صورتيكه مستندات سيستم كيفيت بصورت الكترونيكي باشد بايد :
1-از كليه مستندات بصورت مكتوب در سازمان وجود داشته باشد و در دسترس باشند ایزو
2-از فايل كامپيوتري حتما back up  نزد نماينده مديريت وجود داشته باشد ایزو دوره back up  از فايل هر واحد شش ماه مي باشد ایزو
3- توزیع نسخ به واحدها, در صورتیکه مسئول اصلی مدرک باشد یک کپی از مدارک معتبر ارائه می شود در غیر اینصورت یک فایل به صورت CD ارائه می گردد ایزو
4- كدينگ كتابها و مراجع بيروني كه داخل سازمان مي باشد به ترتيب چيدمان در قفسه هاي مربوطه از شماره 1 شروع مي شود و به همان ترتيب قفسه ها شماره گذاري مي شود ایزو
يادآوري : منظور از مدارك فني، كليه مدارك اعم از كتابها، سوابق اينترنتي و  ایزو ایزو ایزو بعنوان مرجع مي باشد ایزو
        كنترل مدارك برون سازماني     2
        توزيع مدارك برون سازماني    1-2
مدارك فني/كتابهاي مرجع        كليه مدارك برون سازماني پس از دريافت تحويل مسئول كنترل مدارك مي گردد    1-1-2
مدارك فني/كتابهاي مرجع    مسئول كنترل مدارك    تمامي مدارك فني محصولات  ممهور به مهر سبز رنگ (تحت كنترل مي گردد )    2-1-2
يادآوري : كليه مدارك فني دريافت شده احتياج به بازنگري ندارد و مي توان از كد تعريف شده در روش كدينگ كه در مدارك وجود دارد استفاده كرد
فرم ليست مستندات معتبر    مسئول كنترل مدارك    به روز نمودن ليست اسناد و مدارك تاييد شده    3-1-2
فرم توزيع مستندات    مسئول كنترل مدارك    توزيع نسخ براي واحدهاي مربوطه و اخذ تاييديه تحويل از هر واحد    4-1-2
    مسئول كنترل مدارك    در صورت تغيير و يا بازنگري هر مدرك فني مطابق B-7 عمل مي گردد    5-1-2
            
            
            
            
مدارك ذيربط    مسئوليت    شرح فعاليت    رديف
        كنترل مدارك ارسالي به تامين كنندگان (3-2-4)    3
فرم ارسال مدارك به تامين كنندگان    واحد درخواست كننده    در صورت نياز به ارسال / دريافت مدركي به تامين كنندگان ، واحد مربوطه درخواست ارسال / دريافت خود را به واحد كنترل مدارك تحويل مي نمايد     1-3
يادآوري : تمامي مدارك ارسالي مي بايست ضميمه باشد
مدارك ارسالي    مسئول كنترل مدارك    ممهور نمودن مدارك ارسالي به مهر سبز رنگ تحت كنترل    2-3
فرم ليست مستندات معتبر    مسئول كنترل مدارك    به روز نمودن ليست اسناد و مدارك تاييد شده     3-3
فرم توزيع نسخ    مسئول كنترل مدارك    توزيع مدارك ارسالي بين تامين كنندگان ورد نظر و اخذ تاييديه آنها    4-3
فرم ارسال مدارك به تامين كنندگان    واحد درخواست كننده    در صورت بازنگري مدارك ارسال شده به تامين كنندگان واحد مربوطه درخواست جمع آوري مدارك قبلي را اعلام مي نمايد     5-3
    مسئول كنترل مدارك    جمع آوري مدارك ارسال شده مطابق فرم توزيع نسخ و جايگزين كردن مدارك تاييد شده     6-3
        كنترل سوابق (4-2-4)    4
        -هدف تعريف كنترلهاي مورد نياز جهت شناسايي ، نگهداري ، حفظ ، بازيابي ، زمان نگهداري و تعيين تكليف سوابق كيفيت مي باشد     
        تذكرات :    1-4
        -سوابق كيفيت شواهد واضحي از اجراي فعاليتهاي نظام كيفيت هستند كه به صورت گزارشات ، يا فرمهاي ثبت نتايج ، آزمونها و بازنگري ها و  ایزو ایزو ایزو وجود دارند     
جدول كنترل سوابق
فرم تشخيص و نگهداري سوابق كيفيت
    مسئول كنترل مدارك / مسئول واحد     -كليه ايجاد كنندگان سوابق و تكميل كنندگان فرمها موظفند به طور كامل پاسخگوي موارد درج شده در فرمها باشند     
        شناسايي : جهت شناسايي سوابق در بايگاني راكد و بايگاني فعال ، مي بايست بروي همه زونكن ها نام محتويات بايگاني ثبت شود    2-4
    مسئول كنترل مدارك    كليه دستورالعمل، رويه و فرمهاي مديريت زيست محيطي ISO14001-2004و
OHSAS 18001 بعد از W,P,F,…     (oe) اضافه مي گردد ایزو    تبصره :
      توجه : در صورت امكان مي توان هر واحد از سازمان را با رنگ تعريف شده شناسايي نمود ایزو
جدول كنترل سوابق
فرم تشخيص و نگهداري سوابق كيفيت
    مسئول كنترل مدارك / مسئول واحد     نگهداري : منظور نحوه و چگونگي مراقبت از سوابق ،‌زماني كه در بايگاني فعال قرار دارد  ایزو
-نور ، رطوبت ، دما، فرسايش و  ایزو ایزو ایزو عواملي هستند كه جهت نگهداري سوابق مي بايست مورد كنترل قرار گيرند     3-4
جدول كنترل سوابق
فرم تشخيص و نگهداري سوابق كيفيت    مسئول كنترل مدارك / مسئول واحد     حفظ : منظور نحوه و چگونگي مراقبت و زمان مراقبت در بايگاني راكد مي باشد
- چند سال ، در كجا ، چگونه و  ایزو ایزو مواردي هستند كه مي بايست جهت حفظ سوابق انجام داد     4-4
مدارك ذيربط    مسئوليت    شرح فعاليت    رديف
جدول كنترل سوابق
 تشخيص و نگهداري سوابق كيفيت
    مسئول كنترل مدارك / مسئول واحد     بازيابي : منظور تهيه مجدد سوابقي است كه به علت مشخص از بين رفته است
معمولا مانند BACK UP از سيستم كامپيوتري و  ایزو ایزو ایزو    5-4
جدول كنترل سوابق
فرم تشخيص و نگهداري سوابق كيفيت
    مسئول كنترل مدارك / مسئول واحد     زمان نگهداري : مدت نگهداري سوابق در بايگاني فعال را زمان نگهداري گويند     6-4
جدول كنترل سوابق
فرم تشخيص و نگهداري سوابق كيفيت
    مسئول كنترل مدارك / مسئول واحد     تعيين تكليف : مي بايست براي هر يك از سوابق تعريف شود كه پس از به اتمام رسيدن مدت ،‌بايگاني راكد به چه صورتي تعيين تكليف يا وارهايي يا منهدم مي شوند  ایزو    7-4
دستورالعمل كدينگ:مدارك سيستم به صورت ذيل اجراگردند
x-x-xx/x                                                                                              نوع مدرك (مطابق متن  ذيل مي باشد)

                شماره بازنگري                     شماره نوع مدرك دربندموردنظر     بند استاندارد
     فرم : F      رويه: P       دستورالعمل : W       نظام نامه : Q       خط مشي واهداف: G       ساير: O

يادآوري : سوابق همچنين شامل سوابق مشخص شده توسط مشتري نيز مي شود  ایزو (نمونه هاي آزمايشگاهي – نمونه هاي شاهد و  ایزو ایزو ایزو )
يادآوري : كنترل سوابق بايد نيازمنديهاي  قانوني را برآورده سازد  ایزو
تذكر : جدول كنترل سوابق در ماتريس سوابق موجود است  ایزو
یاداوری :مسئول کنترل مدارک باید ماتریس مدارک - واحد ها و مدارک – مدارک و همچنین فرایند – واحد راتهیه نماید ایزو
مدارك برون سازماني :
مدارك از جمله فكس، ايميل، ایزو ایزو ایزو
مدارك فوق پس از دريافت ممهور به مهر «رسيد مدرك» مي شود و پس از ثبت ساعت و تاريخ رسيد نزد مدير عامل ارسال مي شود ایزو در صورتيكه مدير عامل مدارك را موثر بداند به واحد مربوطه ارجاع داده مي شود و در صورت عدم موثر بودن مدارك نزد واحد اداري به مدت يكماه بايگاني و پس از آن مدارك دور ريخته مي شود و در صورت تاييد مدرك توسط مديريت شخص مورد ارجاء مشخص شده و پس از ثبت در دفتر انديكاتور به واحد مربوطه ارجا داده مي شود ایزو
نكته : در صورتيكه مدارك بصورت ايميل باشد پرينت مي شود و مطابق با دستورالعمل فوق عمل مي شود ایزو
مدارك ارسالي توسط سازمان (فكس، ايميل و  ایزو ایزو ایزو)
كليه مدارك ارسالي از شركت پس از تاييد مدير عامل و ثبت در دفتر انديكاتور به محل مورد درخواست فكس مي شود ایزو پس از فكس كردن مدرك مسئول اداري تماس با شركت مزبور جهت صحت ارسال گرفته و پس از صحت مسئول دريافت كننده مدرك مربوطه را به مهر (فكس شد)ممهور مي نمايند ایزو
لازم به ذكر است كليه مدارك ورودي و ارسالي مطابق با روش زير شماره گذاري مي شود ایزو





11- ضمائم:
 
1-فرم درخواست تغيير اسناد و مدارك
2-فرم توزيع نسخ
3-فرم ليست مستندات معتبر
         4- فرم تشخيص و نگهداري سوابق كيفيت
       5- فرم ثبت وضعيت بازنگري مدارك ومستندات



ثبت نظر شما

نام :

ایمیل :

نظر :



  • ISO
    ایزو چیست ؟,مزایای اخذ ایزو,ایزو 9001,ایزو 14001,گواهینامه ایزو,
  • مشاوره ISO
    مشاوره iso,مشاوره ISO 9001,مشاوره ISO 18001,مشاوره ISO 14001,مشاوره ISO 22000,

آخرین مقالات


پرداخت آنلاین توسط کلیه کارت های عضو شبکه شتاب بانکی
تمامی خدمات این فروشگاه ، حسب مورد ، دارای مجوز های لازم از مراجع مربوطه می باشد و فعالیت این سایت تابع قوانین و مقررات جمهوری اسلامی ایران می باشد .

بالا