- هدف –objective:
* كنترل كليه مدارك و سوابق سيستم كيفيت بگونه اي كه اطمينان لازم و كافي از تهيه ، تصويب و به روز بودن مدارك وجود داشته و كليه سوابق كيفي بنحو احسن نگهداري و كنترل گردند ایزو
2- كاربرد :
* كليه مدارك درون سازماني ( نظامنامه – رويه ها- دستورالعملها و ایزو ایزو ایزو )
*كليه مدارك برون سازماني (استاندارد- طرح بسته بندي – جدول آزمايشات و ایزو ایزو ایزو)
* كليه مدارك ارسالي به تامين كنندگان (برنامه كنترل ، داده هاي خريد ،قرارداد و ایزو ایزو ایزو )
4- مسئوليتWho
* مسئوليت تحت كنترل داشتن مدارك با مسئول كنترل مدارك مي باشد ایزو
*مسئوليت تاييد مدارك سيستمي با نماينده مديريت است ایزو
*مسئوليت تصويب مدارك سيستمي با مديرعامل يا نماينده وي (حكم مدون – داراي صلاحيت )
*مسئوليت بايگاني و نگهداري سوابق مطابق جدول نگهداري سوابق مي باشد ایزو
8-مفاهيم و اصطلاحات – Terms& Definition:
*كنترل مدارك : به كليه عمليات لازم جهت تهيه ، بازنگري ، تاييد ، تصويب ، صدور، توزيع و جمع آوري نسخ منسوخ اطلاق مي گردد ایزو
*كنترل سوابق : به كليه عمليات لازم جهت شناسايي ، نگهداري ، حفظ ، بازيابي ، زمان نگهداري ، تعيين تكليف كليه سوابق اطلاق مي گردد ایزو
9- روش اجرا –How:
مدارك ذيربط مسئوليت شرح فعاليت رديف
كنترل مدارك درون سازماني
تهيه ، تاييد ، تصويب و توزيع و بازنگري مدارك سيستمي: 1
فرم درخواست تغيير اسناد و مدارك واحد درخواست كننده در صورت نياز به ايجاد ، تغيير و يا ابطال يك مدرك ، واحد مربوطه درخواست خود به همراه علت آنرا در فرم مربوطه ثبت و پس از تاييد مدير بخش به اطلاع نماينده مديريت مي رسد 1-1-1
فرم درخواست تغيير اسناد و مدارك نماينده مديريت بررسي درخواست مذكور و اعلام نتيجه 1-1-2
فرم درخواست تغيير اسناد و مدارك در صورتيكه نتيجه بررسي منفي اعلام گرديد ، علت در فرم مربوطه ثبت و به واحد درخواست كننده ارجاع داده مي شود 1-1-3
در صورتيكه نتيجه بررسي مثبت اعلام گرديد مطابق زير عمل مي گردد : 1-1-4
در صورتيكه درخواست ابطال مدرك باشد: A
مدرك منسوخ شده
مسئول كنترل مدارك ابطال مدرك مذكور و ممهور نمودن آن به مهر باطل شد به رنگ قرمز
A-1
فرم توزيع نسخ مسئول كنترل مدارك جمع آوري كليه نسخ توزيع شده و ممهور نمودن يكي از نسخ به مهر قرمز رنگ باطل شد A-2
مدرك منسوخ شده مسئول كنترل مدارك بايگاني يك نسخه A-3
مدرك منسوخ شده مسئول كنترل مدارك امحاء بقيه نسخ جمع آوري شده A-4
در صورتيكه درخواست ايجاد / تغيير باشد: B
-مدرك پيش نويس دستي
-فرم درخواست تغيير اسناد واحد درخواست كننده تهيه پيش نويس مدرك تغيير يافته بصورت دستي و ارسال به مسئول كنترل مدارك B-1
-مدرك ايجاد/تغيير يافته
-دستورالعمل كدينگ مسئول كنترل مدارك تايپ مدرك ايجاد / تغيير يافته و كدگذاري آن و اخد امضاء از واحد درخواست كننده B-2
توجه : در صورت تغيير كلمه يا جمله اي درمتن رويه يا دستورالعمل مي بايست براي نشان دادن آن ، خطي در زير جمله يا كلمه ترسيم نموده و يا اينكه كلمه جمله مورد نظر را هاي لايت نمود
-مدرك ايجاد/ تغيير يافته مسئول كنترل مدارك ارسال مدرك جهت تاييد و تصويب نزد نماينده مديريت و مديريت ارشد B-3
-مدرك ايجاد/تغيير يافته نماينده مديريت مديريت ارشد تاييد و تصويب نمودن مدرك تغيير يافته/ ايجاد شده B-4
-مدرك ايجاد/تغيير يافته مسئول كنترل مدارك ممهور نمودن مدرك فوق به مهر سبز رنگ (مدرک معتبر) B-5
-ليست مستندات معتبر مسئول كنترل مدارك به روز نمودن ليست اسناد و مدارك تاييد شده B-6
-فرم توزيع نسخ مسئول كنترل مدارك جمع آوري نسخ قبلي و ابطال تمامي آنها به مهر قرمز رنگ باطل شد و بايگاني1 نسخه از آنها و امحاء نسخ باطل شده و توزيع نسخ مدرك جديد B-7
يادآوري : مهرهاي تعيين وضعيت به صور ت زير مي باشد :
مدرك معتبر آبي رنگ باطل شد قرمز رنگ
توجه : مسئول كنترل مدارك فرمت تعريف شده و تحت كنترلي مي بايست براي تمامي رويه ها – دستورالعملها و ایزو ایزو فرمها تعريف نمايد ایزو
توجه : در صورتيكه مستندات سيستم كيفيت بصورت الكترونيكي باشد بايد :
1-از كليه مستندات بصورت مكتوب در سازمان وجود داشته باشد و در دسترس باشند ایزو
2-از فايل كامپيوتري حتما back up نزد نماينده مديريت وجود داشته باشد ایزو دوره back up از فايل هر واحد شش ماه مي باشد ایزو
3- توزیع نسخ به واحدها, در صورتیکه مسئول اصلی مدرک باشد یک کپی از مدارک معتبر ارائه می شود در غیر اینصورت یک فایل به صورت CD ارائه می گردد ایزو
4- كدينگ كتابها و مراجع بيروني كه داخل سازمان مي باشد به ترتيب چيدمان در قفسه هاي مربوطه از شماره 1 شروع مي شود و به همان ترتيب قفسه ها شماره گذاري مي شود ایزو
يادآوري : منظور از مدارك فني، كليه مدارك اعم از كتابها، سوابق اينترنتي و ایزو ایزو ایزو بعنوان مرجع مي باشد ایزو
كنترل مدارك برون سازماني 2
توزيع مدارك برون سازماني 1-2
مدارك فني/كتابهاي مرجع كليه مدارك برون سازماني پس از دريافت تحويل مسئول كنترل مدارك مي گردد 1-1-2
مدارك فني/كتابهاي مرجع مسئول كنترل مدارك تمامي مدارك فني محصولات ممهور به مهر سبز رنگ (تحت كنترل مي گردد ) 2-1-2
يادآوري : كليه مدارك فني دريافت شده احتياج به بازنگري ندارد و مي توان از كد تعريف شده در روش كدينگ كه در مدارك وجود دارد استفاده كرد
فرم ليست مستندات معتبر مسئول كنترل مدارك به روز نمودن ليست اسناد و مدارك تاييد شده 3-1-2
فرم توزيع مستندات مسئول كنترل مدارك توزيع نسخ براي واحدهاي مربوطه و اخذ تاييديه تحويل از هر واحد 4-1-2
مسئول كنترل مدارك در صورت تغيير و يا بازنگري هر مدرك فني مطابق B-7 عمل مي گردد 5-1-2
مدارك ذيربط مسئوليت شرح فعاليت رديف
كنترل مدارك ارسالي به تامين كنندگان (3-2-4) 3
فرم ارسال مدارك به تامين كنندگان واحد درخواست كننده در صورت نياز به ارسال / دريافت مدركي به تامين كنندگان ، واحد مربوطه درخواست ارسال / دريافت خود را به واحد كنترل مدارك تحويل مي نمايد 1-3
يادآوري : تمامي مدارك ارسالي مي بايست ضميمه باشد
مدارك ارسالي مسئول كنترل مدارك ممهور نمودن مدارك ارسالي به مهر سبز رنگ تحت كنترل 2-3
فرم ليست مستندات معتبر مسئول كنترل مدارك به روز نمودن ليست اسناد و مدارك تاييد شده 3-3
فرم توزيع نسخ مسئول كنترل مدارك توزيع مدارك ارسالي بين تامين كنندگان ورد نظر و اخذ تاييديه آنها 4-3
فرم ارسال مدارك به تامين كنندگان واحد درخواست كننده در صورت بازنگري مدارك ارسال شده به تامين كنندگان واحد مربوطه درخواست جمع آوري مدارك قبلي را اعلام مي نمايد 5-3
مسئول كنترل مدارك جمع آوري مدارك ارسال شده مطابق فرم توزيع نسخ و جايگزين كردن مدارك تاييد شده 6-3
كنترل سوابق (4-2-4) 4
-هدف تعريف كنترلهاي مورد نياز جهت شناسايي ، نگهداري ، حفظ ، بازيابي ، زمان نگهداري و تعيين تكليف سوابق كيفيت مي باشد
تذكرات : 1-4
-سوابق كيفيت شواهد واضحي از اجراي فعاليتهاي نظام كيفيت هستند كه به صورت گزارشات ، يا فرمهاي ثبت نتايج ، آزمونها و بازنگري ها و ایزو ایزو ایزو وجود دارند
جدول كنترل سوابق
فرم تشخيص و نگهداري سوابق كيفيت
مسئول كنترل مدارك / مسئول واحد -كليه ايجاد كنندگان سوابق و تكميل كنندگان فرمها موظفند به طور كامل پاسخگوي موارد درج شده در فرمها باشند
شناسايي : جهت شناسايي سوابق در بايگاني راكد و بايگاني فعال ، مي بايست بروي همه زونكن ها نام محتويات بايگاني ثبت شود 2-4
مسئول كنترل مدارك كليه دستورالعمل، رويه و فرمهاي مديريت زيست محيطي ISO14001-2004و
OHSAS 18001 بعد از W,P,F,… (oe) اضافه مي گردد ایزو تبصره :
توجه : در صورت امكان مي توان هر واحد از سازمان را با رنگ تعريف شده شناسايي نمود ایزو
جدول كنترل سوابق
فرم تشخيص و نگهداري سوابق كيفيت
مسئول كنترل مدارك / مسئول واحد نگهداري : منظور نحوه و چگونگي مراقبت از سوابق ،زماني كه در بايگاني فعال قرار دارد ایزو
-نور ، رطوبت ، دما، فرسايش و ایزو ایزو ایزو عواملي هستند كه جهت نگهداري سوابق مي بايست مورد كنترل قرار گيرند 3-4
جدول كنترل سوابق
فرم تشخيص و نگهداري سوابق كيفيت مسئول كنترل مدارك / مسئول واحد حفظ : منظور نحوه و چگونگي مراقبت و زمان مراقبت در بايگاني راكد مي باشد
- چند سال ، در كجا ، چگونه و ایزو ایزو مواردي هستند كه مي بايست جهت حفظ سوابق انجام داد 4-4
مدارك ذيربط مسئوليت شرح فعاليت رديف
جدول كنترل سوابق
تشخيص و نگهداري سوابق كيفيت
مسئول كنترل مدارك / مسئول واحد بازيابي : منظور تهيه مجدد سوابقي است كه به علت مشخص از بين رفته است
معمولا مانند BACK UP از سيستم كامپيوتري و ایزو ایزو ایزو 5-4
جدول كنترل سوابق
فرم تشخيص و نگهداري سوابق كيفيت
مسئول كنترل مدارك / مسئول واحد زمان نگهداري : مدت نگهداري سوابق در بايگاني فعال را زمان نگهداري گويند 6-4
جدول كنترل سوابق
فرم تشخيص و نگهداري سوابق كيفيت
مسئول كنترل مدارك / مسئول واحد تعيين تكليف : مي بايست براي هر يك از سوابق تعريف شود كه پس از به اتمام رسيدن مدت ،بايگاني راكد به چه صورتي تعيين تكليف يا وارهايي يا منهدم مي شوند ایزو 7-4
دستورالعمل كدينگ:مدارك سيستم به صورت ذيل اجراگردند
x-x-xx/x نوع مدرك (مطابق متن ذيل مي باشد)
شماره بازنگري شماره نوع مدرك دربندموردنظر بند استاندارد
فرم : F رويه: P دستورالعمل : W نظام نامه : Q خط مشي واهداف: G ساير: O
يادآوري : سوابق همچنين شامل سوابق مشخص شده توسط مشتري نيز مي شود ایزو (نمونه هاي آزمايشگاهي – نمونه هاي شاهد و ایزو ایزو ایزو )
يادآوري : كنترل سوابق بايد نيازمنديهاي قانوني را برآورده سازد ایزو
تذكر : جدول كنترل سوابق در ماتريس سوابق موجود است ایزو
یاداوری :مسئول کنترل مدارک باید ماتریس مدارک - واحد ها و مدارک – مدارک و همچنین فرایند – واحد راتهیه نماید ایزو
مدارك برون سازماني :
مدارك از جمله فكس، ايميل، ایزو ایزو ایزو
مدارك فوق پس از دريافت ممهور به مهر «رسيد مدرك» مي شود و پس از ثبت ساعت و تاريخ رسيد نزد مدير عامل ارسال مي شود ایزو در صورتيكه مدير عامل مدارك را موثر بداند به واحد مربوطه ارجاع داده مي شود و در صورت عدم موثر بودن مدارك نزد واحد اداري به مدت يكماه بايگاني و پس از آن مدارك دور ريخته مي شود و در صورت تاييد مدرك توسط مديريت شخص مورد ارجاء مشخص شده و پس از ثبت در دفتر انديكاتور به واحد مربوطه ارجا داده مي شود ایزو
نكته : در صورتيكه مدارك بصورت ايميل باشد پرينت مي شود و مطابق با دستورالعمل فوق عمل مي شود ایزو
مدارك ارسالي توسط سازمان (فكس، ايميل و ایزو ایزو ایزو)
كليه مدارك ارسالي از شركت پس از تاييد مدير عامل و ثبت در دفتر انديكاتور به محل مورد درخواست فكس مي شود ایزو پس از فكس كردن مدرك مسئول اداري تماس با شركت مزبور جهت صحت ارسال گرفته و پس از صحت مسئول دريافت كننده مدرك مربوطه را به مهر (فكس شد)ممهور مي نمايند ایزو
لازم به ذكر است كليه مدارك ورودي و ارسالي مطابق با روش زير شماره گذاري مي شود ایزو
11- ضمائم:
1-فرم درخواست تغيير اسناد و مدارك
2-فرم توزيع نسخ
3-فرم ليست مستندات معتبر
4- فرم تشخيص و نگهداري سوابق كيفيت
5- فرم ثبت وضعيت بازنگري مدارك ومستندات
ایمیل :
نظر :